タイムマネジメント（時間管理）のコツ7選 | 時間活用の名人になる

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「期限直前になるとバタバタ慌ててしまう。」

「計画通りに仕事が進まない。」

そんな悩みを持つ人は多いのではないでしょうか。

ここでは、タイムマネジメント（時間管理）のメリット、また、タイムマネジメント（時間管理）のコツ7選をご紹介します。

この記事でタイムマネジメント（時間管理）のコツを押さえ、毎日を充実させていきましょう。

タイムマネジメント（時間管理）のメリット

タイムマネジメントを行うことで、作業の効率が上がったり、ストレスが減ったりするなど多くのメリットがあります。

その中でも特に重要な4つを以下に紹介します。

効率が良くなる

タイムマネジメントでは、自分の仕事の流れを計画し、それを実行していきます。

知らない土地を旅する際に、地図があれば効率良く目的地にたどり着けますね。

それと同じで、タイムマネジメントを行い、自分が進んでいく道を明確にすることで、作業の効率が向上し、短時間で多くの仕事をこなせるようになります。

これにより、仕事の質も向上します。

例えば、毎日、タスク（作業）リストを作成し、優先順位をつけて取り組むことで、重要なタスクを効率よく片付けることができます。

これにより、締切を守りやすくなり、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。

安心できる

地図を持たずに旅をすると、目的地にきちんとたどり着けるか、時間がどのくらいかかるかと不安になりますね。

タイムマネジメントもこれと同じで、タイムマネジメントを行うことで、仕事の進み具合や残りのタスクがどの程度あるか把握できるので、仕事に追われることが少なくなり、安心して仕事ができます。

計画的に仕事を進めることで、急なトラブルにも冷静に対処できるようになります。

例えば、大事な会議やプレゼンテーションの準備を計画的に行うことで、当日焦ることなく自信を持って臨むことができます。

余裕を持って行動できるため、心の余裕も生まれ、全体的なストレスが軽減されます。

 頭が整理できる

たくさんの仕事を抱えているとき、それを記憶だけに頼っていると、漏れが発生しやすくなります。

また、「あれもしなきゃ、これもしなきゃ」と焦りが生じて、仕事の質が低下してしまいます。

しかし、タイムマネジメントを行うと、今、自分が抱えているタスクがどれだけあって、どれから取り掛かればよいか整理できます。

今日やるべきことが明確になっているため、焦ることなく、そのタスクに集中することができ、仕事の質も高まります。

ワークライフバランスが図れる

時間管理がうまくいくことで、残業が減り、仕事とプライベートの時間をバランスよく配分することができるようになります。

これにより、家族や友人との時間を大切にし、趣味や休息の時間を確保することができます。

例えば、仕事の終わる時間をしっかり決めて、終業後はリラックスできる活動に充てることで、仕事の疲れをリセットし、翌日に備えることができます。

タイムマネジメントをすることで、プライベートの時間も充実し、全体的な生活の質が向上します。

タイムマネジメント（時間管理）のコツ7選

タイムマネジメント（時間管理）は、効率的に仕事を進め、ストレスを減らし、より良い成果を得るために不可欠なスキルです。

ここでは、具体的な例を交えながら、タイムマネジメントのコツを7つ紹介します。

時間を記録する

今日も頑張って仕事をしたけれど、思うように進まなかった。

そんな日ってありますよね。

例えば、提案書作成をしようとしたけど、必要な資料が見つからず、資料探しに時間を費やしていたかもしれません。

逆に、時間はあるけれど、前の人の作業が終わらずに、手待ちが生じていたかもしれません。

さらに、仕事量が多すぎて残業でカバーしていることもあるかもしれません。

そのような時は、一度、自分の時間が何にどのように使われているかノートに記録をしてみることをおすすめします。

１週間記録を続けると、自分の時間の使い方が把握できると思います。

そして、この記録を分析してみると、自分の仕事の中にあるムリやムダ、ムラが見えてくると思います。

この分析で見つかったムリ・ムダ・ムラを減らせるよう時間の使い方を見直してみましょう。

自分の時間を予約する

「今日はこの業務を進めよう」と考えていても、上司からの依頼や突発的なトラブルが発生し、結局、進めようとしたことに手をつけれなかった、ということはよくありますね。

しかし、このような日が続いてしまうと、仕事が遅れ、納期直前にバタバタと慌てることになります。

そうならないために、自分の時間を自分で予約することをおすすめします。

例えば、今日の10時から11時30分までは提案書を作成し、13時から14時まではメールの返信をすると決め、手帳に書き込みます。

メンバーと電子ツールでスケジュールを共有している場合は、会議やアポイントの予定だけでなく、自分との予約についても書き込んでおきます。

もし上司から急な依頼をお願いされても、「午前は予約が入っているので、午後なら対応できます」と説明すれば、上司も受け入れやすくなります。

突発的なトラブルが起きても、この時間は対応が難しいと伝えれば、代わりに対応してくれる人が出てくるかもしれません。

手帳や電子ツールを活用する

今日やることを頭の中で覚えておこうとしても、人の記憶は頼りないものですから、うっかり忘れてしまうことは誰にでもあります。

例えば、アポイントの時間を忘れてしまうと、相手に迷惑をかけてしまいますし、自分への信頼が低下してしまいます。

そうならないためにも、自分がやることを後で見られるように、メモを取るなり、手帳に書き込むなどして書き留めておく必要があります。

メモ帳に書き留めるのでもよいですが、自分のスケジュールを一元的に管理できた方がよいので、手帳や電子ツールを活用するのがよりよいと思います。

手帳には様々なタイプのものがありますが、タイムマネジメントの基本はタスク管理とアポイント管理となりますので、これら２つを管理できるものがよいです。

例えば、バーティカルタイプと呼ばれるレイアウトの手帳は、日付が横に、時間が縦に配置されています。

タスクやアポイントが書き込みやすく、使い勝手もよいので、人気が高いです。

また、パソコンやスマートフォンを使う場合も、基本は手帳と同じです。

日付ごとにタスクを入力できるタイプのスケジュール管理ソフトであれば、タスクもアポイントも管理できるので便利です。

スケジュールに余裕を持たせる

ある仕事を任せられたとき、その仕事がどれくらいの時間でできるか予測を立てますが、予測が甘く、残業でカバーするといったことがありますね。

また、突発的な仕事が入ってきて、あらかじめ計画していた仕事と両方をその日にやることになり、残業することになるということもありますね。

このように予定通り進まないことを想定し、ある程度余裕のあるスケジュールを作るようにしましょう。

この余裕のことを「バッファ」とも言いますが、バッファがあることで、心にもゆとりができて、それが質の高い仕事にもつながります。

また、このバッファがあると、つい別のタスクやアポイントメントを入れて、スケジュールを埋める人もいます。

そうではなく、新しいアイデアを考えり、机の周辺を整理整頓する時間に充てると、次の仕事も気分よくはじめることができるようになります。

時間帯を考えて仕事をする

仕事をしていて、パフォーマンスがよい時間帯と落ちる時間帯があると思います。

パフォーマンスに大きく影響するのが脳のコンディションです。

人の脳は、睡眠中にその日に起こった出来事を記憶したり、整理すると言われています。

睡眠によって記憶が整理されることによって、頭がリフレッシュされ、良いアイデアが思いつきやすくなります。

つまり、朝はアイデアを出したり、考えたりするのに適した時間です。

また、１日の仕事の中では昼食後から午後３時くらいまでの時間帯に、仕事に集中しにくいという人が多いです。

これは、昼食の後は眠くなりやすく、また午前の疲れも出て午後２時ごろから眠気のピークがくるとも言われています。

そこで、例えば、アイデアを考えたり、企画書を作成するような「頭を使うタスク」は、午前中や午後３時以降に行うようにします。

そして、午後１時から３時の間はファイリングなどの手を動かしたり、歩いたりすることの多い「体を動かすタスク」を行うようにします。

このように時間帯を考えて仕事をすることで、集中力の低下や眠気の防止ができます。

タスクの優先順位付けをする

仕事で多くのタスクを抱えていると、どのタスクから取り掛かるか優先順位付けに迷うことがありますね。

そのようなときに役立つのが時間管理マトリックスです。

時間マトリックスとは、タスクを「緊急かつ重要」「緊急でないが重要」「緊急だが重要でない」「緊急でも重要でもない」の4つのカテゴリに分類する方法です。

これにより、最も重要なタスクに集中できるようになります。

例えば、重要で緊急なタスク（締め切りが間近のプロジェクトやクレーム対応）を最初に行い、重要だが緊急でないタスク（人材育成や新規事業の構想）はスケジュールに組み込みます。

緊急だが重要でないタスク（定例会議の資料作成や電話の対応）は他の人に任せ、緊急でも重要でもないタスク（無駄な会議や営業電話への対応）は避けます。

重要だが緊急でないタスクは、緊急性が低いため、後回しにしやすいです。

しかし、長期的な視点で考えると、ここに多くの時間をかけられれば、明るい未来が待っています。

スキマ時間を活用する

仕事をしていると、中途半端に時間が空くことがありますね。

例えば、会議まであと15分あるけれど、何をしようかとか、お客様訪問で20分前にビルに着いたけれど、どうしようかと迷うことがあると思います。

そんなとき、迷っているうちに時間がどんどん過ぎていきます。

結局、時間を持て余して終わってしまうことも多いでしょう。

このようにスキマ時間はよく生じますので、事前にスキマ時間ができたときにやることを手帳やメモ帳にリストアップしておくとよいです。

または、その日に予定しているタスクを確認して、短時間で終わるタスクをピックアップし、取り組むのもよいです。

1日で考えるとスキマ時間は短い時間かもしれませんが、1ヶ月単位で考えると、大きな時間となりますので、有効活用していきましょう。

これらのタイムマネジメント（時間管理）のコツを実践することで、効率的に仕事を進め、ストレスを減らし、より良い成果を得ることができます。

自分に合った方法を見つけ、継続的に実践することで、タイムマネジメントのスキルを向上させましょう。

まとめ：タイムマネジメント（時間管理）のコツ7選 | 時間活用の名人になる

今回の記事では「タイムマネジメント（時間管理）のコツ」について解説してきました。

本記事の要点は以下のとおりです。

ぜひ、タイムマネジメントを実践し、仕事もオフもさらに充実させていきましょう。